Programa de Fortalecimiento Gremial Regional

Fase 1: Actualización del diagnóstico

El desarrollo del Programa de Fortalecimiento Gremial Regional PFGR se inició con la actualización del diagnóstico de la gremialidad a nivel nacional, a través de la Encuesta Gremial Ganadera 2012”diligenciada por 147 organizaciones gremiales ganaderas OGG realizada en los meses de marzo y abril de 2012, con la cual se obtuvieron los siguientes resultados:

• Información que permita sintetizar en un mínimo de espacio un perfil básico del gremio, de sus procesos, de actividades de comercialización y manejo de los recursos humanos y técnicos.
• Indicadores básicos, que reflejen los principales problemas y potencialidades de desarrollo de los gremios afiliados.
• Necesidades de capacitación.

Fase 2: Generacion de capacidades

Posterior a la actualización de diagnóstico se dio inicio a la fase 2 denominada Generación de capacidades la cual se divide en dos etapas:

Etapa 1

Se realizó divulgación del programa y capacitación en los ejes administrativos y contables del Plan de Programa de Fortalecimiento Gremial Regional (PFGR) en ocho encuentros regionales llamados Mesas de Trabajo para el Desarrollo y Fortalecimiento Gremial Regional realizadas en las ciudades de Bogotá, Barranquilla, Montería, Armenia, Valledupar, Bucaramanga, Ibagué y Neiva, en las cuales se dieron a conocer las estrategias de fortalecimiento y se contó con la presencia de los miembros de junta directiva de la Federación en representación de las diferentes regiones, y de los dirigentes gremiales, quienes participaron de forma activa, dando lugar a la construcción del plan individual de fortalecimiento para las 40 organizaciones gremiales ganaderas participantes.

Etapa 2

Dentro de esta etapa se implementaron los ejes contables y administrativos, los cuales se describen de la siguiente forma:

• Gestión contable

En 2013, FEDEGÁN benefició a 27 organizaciones gremiales ganaderas (OGG) con el software contable Contapyme.

Beneficios Contapyme

Los beneficios principales del software son los siguientes:

1. Estandarizar los procesos de contabilidad en cada una de las OGG asociados que han sido sistematizados con ContaPyme / AgroWin.
2. Control óptimo de los inventarios de biológicos (aftosa, brúcela y RB-51) que FEDEGÁN remite a los asociados en los ciclos de vacunación nacional.
3. Control y seguimiento de los dineros que FEDEGÁN y otros aportantes, como el SENA, realizan a los asociados por actividades como las de los Centros de Servicios Tecnológicos Ganaderos TECNIGÁN (cursos para pequeños y medianos ganaderos, cursos de mayordomía), Círculos de Excelencia, Programa de Alimentación Bovina.
4. Mejorar la contabilización de ingresos y gastos propios como de ingresos y gastos de terceros.

Proceso de implementación gestión contable

El proceso de implementación de la gestión contable en las organizaciones gremiales ganaderas interesadas se realizó de la siguiente forma:

1. Entrega por FEDEGÁN a cada OGG su respectiva licencia, para ser operado por el gremio.
2. Capacitación presencial.
3. Apoyo en la implementación.
4. Soporte conceptual y técnico.

Galería gestión contable

• Gestión documental

El objetivo principal de la gestión documental dentro del Programa de Fortalecimiento Gremial Regional es garantizar que las organizaciones gremiales ganaderas tengan los conocimientos necesarios para la aplicación de los criterios sobre el manejo de documentación establecidos en el procedimiento de archivo.

A partir de marzo de 2013 se dio inicio a la implementación de gestión documental en las 38 de las organizaciones gremiales ganaderas (OGG) que manifestaron su interés en implementar la gestión documental.

Proceso de implementación gestión documental

La propuesta de FEDEGÁN paran la implementación de la gestión documental comprendió lo siguiente:

1. Entrenamiento en la implementación del sistema de gestión documental.
2. Acompañamiento en la ejecución para la organización y clasificación documental.
3. Aporte de recursos físicos acorde con las necesidades identificadas en la fase de diagnóstico, (Adecuaciones locativas, archivadores, carpetas, bolsas, ganchos, cajas, placas de reconocimiento).

En primera instancia se inició con la solicitud de información sobre el estado del espacio físico del lugar en donde se ubicaría el archivo de las 38 OGG que estuvieron interesadas en recibir este beneficio que FEDEGÁN les brindó.

Dicho diagnostico arrojó que 18 OGG requerían realizar obras de adecuación, las cuales fueron supervisados y canceladas con recursos de FEDEGÁN.

Adecuaciones en las OGG

Comité de Ganadero de Ariguaní - Coganar

Comité de Ganaderos del Norte de Santander - Coganor

Comité Departamental de Ganaderos del Caquetá

Comité de Ganaderos del Tolima

Al finalizar las obras de adecuación, se inició el proceso de entrega e instalación de archivadores rodantes a las 38 organizaciones gremiales ganaderas y, a su vez, se hizo entrega del suministro de papelería requerida para el proceso de organización documental.

Adicionalmente, se entregaron placas de reconocimiento que se instalaran en cada OGG así como placas de inventario para cada uno de los archivadores rodantes.

A su vez, se realizó una primera capacitación virtual donde se dio la introducción a las nociones generales para la implementación de archivo y se realizó un levantamiento de información a través de la Encuesta de Gestión Documental, donde cada organización gremial ganadera reflejo el estado documental. En resultado de esta encuesta se generó el cuadro de clasificación documental, herramienta entregada para las OGG utilizaran para realizar la correcta gestión documental dentro de su archivo.

Se realizó una segunda capacitación virtual a las organizaciones gremiales ganaderas, donde se dieron las pautas necesarias para iniciar el proceso de organización física de los documentos de archivo de cada OGG.

También se hizo entrega del Manual de Archivo de PFGR, instructivo el cual explica de una forma detallada las pautas para una correcta organización física de la documentación de las OGG.

Para finalizar el proceso de Gestión Documental, se realizaron visitas de seguimiento a cada una de las organizaciones gremiales ganaderas, en las cuales se despejaron las inquietudes de los responsables del proceso de archivo en cada gremio y se verificó el cumplimiento de los estándares establecido en el Manual de Gestión Documental, elaborado conjuntamente con los gremios, de acuerdo con las necesidades identificadas en la encuesta realizada para este fin.

Adicionalmente dentro del Programa de Fortalecimiento Gremial se hizo entrega de tres equipos de cómputo, a las organizaciones que los solicitaron para mejoramiento de su infraestructura tecnológica.